Η αναζήτηση ενός αρχείου στον υπολογιστή σας είναι πολύ πιο εύκολη από το να ψάχνετε σε ένα σωρό χαρτιά, αλλά απέχει πολύ από το να είναι ένα τέλειο σύστημα. Τελευταία, είναι ένα πρόβλημα για μένα. Ήταν η φορά που η γυναίκα μου ζήτησε μια φωτογραφία από τις διακοπές μας, που κανείς μας δεν θυμόταν τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Τη φορά που ένας συνάδελφος μου ζήτησε ένα έγγραφο για ένα έργο που είχαμε αρχειοθετήσει. Ή μια άλλη φορά που ήθελα να βρω πληροφορίες για την ασφάλεια του σπιτιού μου, αλλά ο ιστότοπος της εταιρείας ήταν εκτός λειτουργίας. Τη φορά που … τώρα καταλάβατε. Ξεκινάμε το άρθρο μας ‘Έξυπνη Οργάνωση Αρχείων και Φακέλων στον υπολογιστή’.
Σε μια προσπάθεια να βρίσκω αρχεία πιο αποτελεσματικά, έχω ανανεώσει το ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης, ώστε η εύρεση ενός αρχείου να γίνεται πολύ πιο γρήγορα. Αν έχετε κι εσείς αρχεία διασκορπισμένα στον σκληρό σας δίσκο ή στο cloud, ελπίζω ότι κάποιες από αυτές τις συμβουλές θα σας βοηθήσουν.
Πόσο καιρό θα μου πάρει να οργανωθώ;
Η αναδιοργάνωση των ψηφιακών σας αρχείων μπορεί να διαρκέσει ένα απόγευμα ή μια εβδομάδα, ανάλογα με το πόσους φακέλους και αρχεία πρέπει να ξεσκαρτάρετε. Συνιστώ να το κάνετε αυτό σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα. Επικεντρωθείτε σε μια κατηγορία αρχείων κάθε φορά, όπως τα έγγραφα της εργασίας σας ή οι φωτογραφίες σας.
Μόλις ρυθμίσετε τα πάντα όπως σας αρέσει, μπορείτε να διατηρείτε τη δομή σας κάθε φορά που δημιουργείτε ή αποθηκεύετε ένα αρχείο, ώστε να μην χρειάζεται να επαναλάβετε αυτή την άσκηση.
Κάντε ένα σχέδιο
Πριν αρχίσετε να ‘επιτίθεστε’ στα αρχεία σας, κάντε έναν απολογισμό του τι έχετε να οργανώσετε και οπτικοποιήστε πώς σας φαίνεται ένα οργανωμένο σύστημα αρχείων. Σκεφτείτε τον φάκελο του ανώτερου επιπέδου ως ένα συρτάρι σε ένα ντουλάπι αρχείων. Μπορεί να έχετε ένα συρτάρι για τη δουλειά, ένα για το νοικοκυριό, ένα για τα παράπλευρα έργα. Στη συνέχεια, για τα επιμέρους αρχεία, σκεφτείτε πού θα τα τοποθετούσατε ώστε να μπορείτε να βγάλετε γρήγορα έναν φάκελο για να τα ανακτήσετε;
Μη φοβηθείτε να πάρετε ένα στυλό και ένα χαρτί και να περιγράψετε τη δομή των φακέλων σας προτού μετακινήσετε πράγματα ή μετονομάσετε αρχεία ή φακέλους.
Ενώ σχεδιάζετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία σας, είναι μια καλή στιγμή να αποφασίσετε μια ονοματολογία ή κανόνες για το πώς θα ονομάζετε όλα τα αρχεία και τους φακέλους σας:
- Τα ονόματα των αρχείων και των φακέλων θα ξεκινάνε όλα με κεφαλαία; Για παράδειγμα, “Όδηγίες Οθόνης” ή “Όδηγίες οθόνης” ή “οδηγίες οθόνης”;
- Όταν χρησιμοποιείτε ετικέτες (περισσότερα γι’ αυτό σε λίγο), θα χρησιμοποιείτε τον πληθυντικό ή τον ενικό αριθμό; Για παράδειγμα, “finance” ή “finances”;
- Αν υπάρχουν μερικοί φάκελοι ή αρχεία που θα θέλατε να βρίσκονται πάντα στην κορυφή της λίστας σας όταν αυτή ταξινομείται αλφαβητικά, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε μια παύλα (-) πριν από το όνομα, ώστε αυτά να ταξινομούνται στην κορυφή. Ή, αντίθετα, μπορείτε να αποφασίσετε να μετονομάσετε έναν φάκελο με ένα “z” πριν από το όνομα, για να παραμείνει στο τέλος, όπως “zArchive”.
Για παράδειγμα, στο “συρτάρι” της εργασίας μου, ή στο φάκελο ανώτατου επιπέδου, έχω έναν υποφάκελο για το “Wirecutter” και, μέσα σε αυτόν, υποφακέλους για τα “Blogs”, “Guides” και “Newsletters”. Αυτοί είναι οι τρεις κύριοι τύποι περιεχομένου που δημιουργώ. Κάτω από αυτούς έχω υποφακέλους που γίνονται πιο συγκεκριμένοι ανά έργο. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
Και για υποφακέλους;
Έχω επίσης έναν υποφάκελο κάτω από το “Wirecutter” που ονομάζεται “Admin”. Και, μέσα σε αυτόν, υποφακέλους για τις “Συμβάσεις και παροχές”, “Ego” (για αποθηκευμένα κομπλιμέντα για τη δουλειά μου, τα οποία συνιστώ σε όλους να κρατούν σε έναν φάκελο), “Logistics” (για την αποθήκευση αρχείων των προϊόντων που έχουμε δωρίσει), “Αξιολογήσεις απόδοσης”, “Αποζημίωση” και “Εκπαίδευση”.
Ο καλύτερος τρόπος οργάνωσης των εγγράφων σας μπορεί να μοιάζει διαφορετικός από τον δικό μου. Αλλά ο στόχος είναι να μην υπάρχουν αδέσποτα αρχεία. Θα πρέπει να βρίσκονται όλα σε φακέλους. Σκεφτείτε ξανά την αναλογία της ντουλάπας με τα αρχεία. Θα ήταν ακατάστατο να έχετε αδέσποτα κομμάτια χαρτιού που δεν βρίσκονται στους κατάλληλους φακέλους τους, σωστά;
Πιστέψτε με, δεν ήταν πάντα έτσι. Εδώ είναι ένα ενοχλητικό στιγμιότυπο οθόνης πριν:
Τα πρότυπα που θέτετε για τον εαυτό σας θα σας βοηθήσουν όχι μόνο να διατηρήσετε τα αρχεία οργανωμένα, αλλά και να τα κάνετε πιο εύκολα στο μάτι.
Χρησιμοποιήστε φακέλους “resources”, “in progress”, “final” και “scrap” για έργα.
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ονομάσετε τους υποφακέλους σας για τα έργα. Αλλά ένας από τους πιο διαισθητικούς είναι να έχετε φακέλους για τα στάδια του έργου σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε πάντα να ξέρετε ποιο είναι το τελικό αρχείο του έργου που πρέπει να αρπάξετε. Αντί να εξαρτάστε από παραπλανητικά ονόματα αρχείων όπως “Έγγραφο εργασίας Τελικό Τελικό Τελικό Τελικό2 Τελικό3”, ένα συνηθισμένο είδος βασανιστηρίων με κοινόχρηστα αρχεία.
Ο φάκελος “resources” είναι για πράγματα όπως εικόνες, έγγραφα και άλλα στοιχεία που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου σας. Επίσης ο φάκελος “in progress” είναι για την τρέχουσα έκδοση ή τις τρέχουσες εκδόσεις εργασίας του έργου. Ο φάκελος “Final”, όπως φαντάζεστε, είναι για τα αρχεία του έργου όταν το έργο εγκριθεί και ολοκληρωθεί. Το “Scrap” είναι για οτιδήποτε θέλετε να αποθηκεύσετε από το έργο που δεν ανήκει στο φάκελο Final. Για παράδειγμα, κρατάω ένα έγγραφο κειμένου με κομμένες προτάσεις και παραγράφους από προσχέδια άρθρων που μπορεί να θέλω να επαναχρησιμοποιήσω κάποια άλλη στιγμή.
Χρησιμοποιήστε “01”, “02”, “03” και “04” στους τίτλους των φακέλων για να τους καταχωρείτε με τη σωστή σειρά.
Συνεχίζουμε το άρθρο μας “Έξυπνη Οργάνωση Αρχείων και Φακέλων στον υπολογιστή”
Για φωτογραφίες, χρησιμοποιήστε μια δομή ημερομηνίας και λέξεις-κλειδιά για τους φακέλους σας
Είναι σχεδόν αδύνατο να βρείτε γρήγορα μια φωτογραφία όταν έχετε χιλιάδες φωτογραφίες που όλες έχουν όνομα. ‘Οπως “20211108_0978234.jpg” και δεν θυμάστε πότε τραβήχτηκε η φωτογραφία.
Έτσι, για τις φωτογραφίες, μου αρέσει να έχω μια δομή ημερομηνίας και φακέλους για βασικά γεγονότα ή κατηγορίες, όπως π.χ:
2021 > 01 [για τον μήνα] > 2021-01 Με τη γυναίκα μου επέτειος 10 ετών στη Ρώμη
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε είτε να περιηγηθείτε στις φωτογραφίες σας ανά έτος και μήνα. Είτε να αναζητήσετε φακέλους που περιλαμβάνουν “γυναίκα”, “επέτειος” ή “Ρώμη”.
Καρφιτσώστε συχνά χρησιμοποιούμενους φακέλους στην πλαϊνή μπάρα
Παρακολουθείτε π.χ. ένα μάθημα για τη συγγραφή μυθιστορημάτων. Οπότε στον Mac, μπορείτε να σύρετε αυτόν τον φάκελο στην πλαϊνή μπάρα του Finder. Διαφορετικά, θα ήταν δύσκολο να πλοηγηθώ στο Vangelis > Google Drive > Εκπαίδευση > Μαθήματα > 2021 > Γράφοντας το μυθιστόρημα.
Στα Windows, μπορείτε να καρφιτσώσετε έναν φάκελο στη Γρήγορη πρόσβαση. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω του και επιλέγοντας “Καρφίτσωμα στη Γρήγορη πρόσβαση”.
Συμπεριλάβετε λέξεις-κλειδιά στα ονόματα των αρχείων σας
Όταν πρόκειται να ονομάσετε ή να μετονομάσετε τα αρχεία σας. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνετε λέξεις-κλειδιά σε περίπτωση που χρειαστεί να βασιστείτε στην αναζήτηση. Σκεφτείτε τι θα αναζητούσε ο μελλοντικός σας εαυτός. Ή οποιοσδήποτε άλλος που μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση στα αρχεία σας για να φτάσει σε αυτό το αρχείο.
Χρησιμοποιήστε τις ετικέτες με σύνεση
Εκτός από τη δημιουργία μιας δομής φακέλων που σας βολεύει τ’αλλο να κάνετε. Σκεφτείτε να επισημάνετε τα αρχεία (σε Mac ή σε Windows) με ετικέτες. Με τις ετικέτες, μπορείτε να συνδέσετε πολλαπλά αρχεία σε διάφορους φακέλους. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι θέλετε να δείτε όλες τις φωτογραφίες σας από την παραμονή της Πρωτοχρονιάς. Όχι μόνο τις περσινές αλλά και τις φωτογραφίες από τα προηγούμενα χρόνια. Ή ίσως θέλετε να δείτε όλες τις φωτογραφίες σας για όλες τις γιορτές σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ετικέτα για τις “γιορτές” και μια άλλη για την “παραμονή Πρωτοχρονιάς”. Και στη συνέχεια, για να περιορίσετε τα αποτελέσματα, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας αυτές τις ετικέτες.
Θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να ταξινομήσετε όλα τα αρχεία που σχετίζονται με χρήματα. Όλα τα αρχεία που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο τμήμα στη δουλειά. Επίσης όλα τα αρχεία που σχετίζονται με το παιδί σας. Όλα τα αρχεία που σχετίζονται με τη βελτίωση του σπιτιού και ούτω καθεξής.
Χρησιμοποιώντας ετικέτες, μια καλή δομή φακέλων και μια διαισθητική ονομασία αρχείων. Η ανάκτηση ενός αρχείου από τον σκληρό σας δίσκο ή από την αποθήκευση στο cloud θα πρέπει να είναι παιχνιδάκι.
Εδώ ολοκληρώθηκε το άρθρο μας “Έξυπνη Οργάνωση Αρχείων και Φακέλων στον υπολογιστή”.
Μπορείτε να κατεβάσετε επίσης δωρεάν, πολύ ενδιαφέροντα e-books που έφτιαξα σχετικά με τη δημιουργία websites αλλά και για γλώσσες προγραμματισμού, εδώ στα free downloads.
