Η συγγραφή δύσκολων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αναπόφευκτη, ανεξάρτητα από την καριέρα σας. Είτε πρέπει να πείτε όχι στην ανάληψη πρόσθετων έργων είτε να ζητήσετε άδεια, μπορεί να είναι αγχωτικό να γράψετε το email- δεν πειράζει, βρείτε το κουράγιο να πατήσετε το κουμπί αποστολής. Ξεκινάμε το άρθρο μας ‘ChatGPT: Πώς να το χρησιμοποιήσετε για δύσκολα e-mails’.
Μπορεί να έχετε ακούσει ότι το ChatGPT μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να γράψουν συνοδευτικές επιστολές και βιογραφικά σημειώματα και αναρωτιέστε αν μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε και εσείς δύσκολα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν παρέχετε στην ΤΝ επαρκείς πληροφορίες, μπορείτε να λάβετε περιεχόμενο που θα χρησιμοποιήσετε ως βάση για το email σας. Το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στο μήνυμα χωρίς να εμπλακούν τα συναισθήματα.
Βήμα 1: Ανοίξτε έναν λογαριασμό με το ChatGPT
Η διαδικασία για το άνοιγμα ενός λογαριασμού με το ChatGPT. Μεταβείτε στον ιστότοπο https://chat.openai.com/, όπου θα δείτε μια προτροπή για να συνδεθείτε ή να εγγραφείτε. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό με ένα email ή να χρησιμοποιήσετε τον λογαριασμό σας στο Google.
Βεβαιωθείτε ότι το τηλέφωνό σας είναι κοντά σας, καθώς θα λάβετε έναν εξαψήφιο κωδικό για να επιβεβαιώσετε το λογαριασμό σας. Μόλις επιβεβαιώσετε το λογαριασμό σας, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε.
Μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της χρήσης του δωρεάν GPT-3.5 ή της αναβάθμισης στο GPT-4, το οποίο σας περιορίζει σε 25 μηνύματα κάθε τρεις ώρες. Το GPT-4 σας δίνει ταχύτερες απαντήσεις και παρέχει πρόσβαση σε λειτουργίες beta, όπως ο διερμηνέας κώδικα, τα πρόσθετα και η περιήγηση.
Το κόστος για το GPT-4 είναι 20 δολάρια μηνιαίως. Αν είστε περίεργοι για τα beta χαρακτηριστικά που προσφέρει το GPT-4, ίσως σας ενδιαφέρει να μάθετε για τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με τον διερμηνέα κώδικα του ChatGPT.
Βήμα 2: Δώστε στο ChatGPT προσαρμοσμένες οδηγίες
Πριν ζητήσετε από το ChatGPT να δημιουργήσει περιεχόμενο για εσάς, πρέπει να παρέχετε στην πλατφόρμα προσαρμοσμένες οδηγίες. Υπάρχουν δύο ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε, ώστε η τεχνητή νοημοσύνη να μπορεί να παρέχει τις απαντήσεις που θέλετε.
Η πρώτη ερώτηση είναι η εξής: Τι θα θέλατε να γνωρίζει το ChatGPT για εσάς ώστε να σας παρέχει καλύτερες απαντήσεις; Εδώ μπορείτε να περιγράψετε τους στόχους, τα ενδιαφέροντα, τα χόμπι σας, τι κάνετε στη δουλειά σας και πού βρίσκεστε.
Η δεύτερη ερώτηση είναι: Πώς θα θέλατε το ChatGPT να σας απαντήσει; Μπορείτε να πείτε στην Τεχνητή Νοημοσύνη αν θέλετε επίσημες ή ανεπίσημες απαντήσεις, πόσο μακρύ πρέπει να είναι το περιεχόμενο και αν θέλετε η Τεχνητή Νοημοσύνη να σχηματίσει γνώμη ή να παραμείνει ουδέτερη.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα εισαγωγής:
Βήμα 3: Προτρέψτε το ChatGPT να γράψει το e-mail που θέλετε
Αφού ενημερώσετε το ChatGPT για κάποιες πληροφορίες σχετικά με τον εαυτό σας, τον τόπο εργασίας σας, καθώς και τον τόνο και τη διάρκεια των απαντήσεών σας, μπορείτε να ζητήσετε από το ChatGPT να κατασκευάσει ένα email για εσάς. Θυμηθείτε, αν δεν σας αρέσει η πρώτη εκδοχή που σας παρέχεται, μπορείτε πάντα να πείτε στο ChatGPT να αναδημιουργήσει μια απάντηση.
E-mail παραίτησης
Είτε είστε ενθουσιασμένοι για το επόμενο στάδιο της καριέρας σας. Είτε παραιτείστε επειδή βαρεθήκατε τις τρέχουσες συνθήκες, η σύνταξη ενός email παραίτησης μπορεί να είναι δύσκολη. Δεν θέλετε να κάψετε καμία γέφυρα, γι’ αυτό θέλετε να φύγετε θετικά.
Να θυμάστε ότι μπορεί να χρειαστείτε συστάσεις στο μέλλον. Και θέλετε να είστε σίγουροι όταν παρέχετε τα ονόματα των ανθρώπων με τους οποίους έχετε συνεργαστεί. Αποφύγετε να ξεσπάσετε για τη διοίκηση και τις πολιτικές διακοπών. Ή να παραπονεθείτε για τους συναδέλφους σας- το θέμα είναι να ειδοποιήσετε τον εργοδότη σας.
Όπως μπορείτε να δείτε παραπάνω, το αίτημα ήταν για ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Που να ενημερώνει τον Διευθυντή του ότι ο συντάκτης αποχωρεί από τη θέση εργασίας και να τον αποχαιρετά. Δώστε όπως προσοχή σε κάποια λάθη που το chatGPT θα κάνει – και πρέπει να διορθώσετε.
E-mail για να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας ότι δεν πρόκειται να προλάβετε την προθεσμία
Μην αφήνετε την αμηχανία να σας εμποδίσει να ενημερώσετε τη διοίκηση και την ομάδα σας. Ότι δυσκολεύεστε να τηρήσετε μια προθεσμία. Όταν όλοι γνωρίζουν τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε. Μπορεί να είναι σε θέση να κάνουν προσαρμογές για να σας βοηθήσουν να προλάβετε την προθεσμία.
Δεν θέλετε να είστε η αιτία μιας συμφόρησης. Το να μην περιμένετε μέχρι την τελευταία στιγμή για να ενημερώσετε τη διοίκηση και την ομάδα σας. Ότι δεν θα προλάβετε την προθεσμία μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση των σχέσεων και στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης.
Μερικοί άνθρωποι δυσκολεύονται να τηρήσουν τις προθεσμίες επειδή πέφτουν στην παγίδα της αναβλητικότητας.
E-mail για να ζητήσετε άδεια έκτακτης ανάγκης
Οι άδειες έκτακτης ανάγκης μπορεί να είναι αγχωτικές. Το τελευταίο πράγμα για το οποίο πρέπει να ανησυχείτε είναι να γράψετε μια επιστολή. Ζητώντας άδεια σε σύντομο χρονικό διάστημα, ειδικά αν τα πράγματα είναι πολυάσχολα στη δουλειά.
Ανεξάρτητα από το αν είχατε προφορική συζήτηση με τον διευθυντή σας. Ίσως χρειαστεί να υποβάλετε κάτι γραπτό για τα εργασιακά σας αρχεία. Όταν συζητάτε για την επιστροφή σας, θέλετε να είστε ρεαλιστές, θέτοντας λογικές προσδοκίες για τον εργοδότη και την ομάδα σας.
Δεδομένου ότι κανείς δεν σχεδιάζει μια έκτακτη άδεια, αυτό είναι συνήθως ένα αίτημα της τελευταίας στιγμής. Οπότε ίσως θα πρέπει να ενημερώσετε όλους για το πώς μπορούν να σας βρουν αν φύγετε από την πόλη. Μπορείτε να διαβεβαιώσετε τον διευθυντή και την ομάδα σας ότι θα ελέγχετε τακτικά τα email. Και τα φωνητικά μηνύματα για να είστε ενήμεροι για τα πάντα όσο θα λείπετε.
E-mail για να πείτε “όχι” σε ένα project
Ενώ το “Με δουλεύεις;” μπορεί να είναι η σπασμωδική απάντηση σε ένα αίτημα να αναλάβετε ένα άλλο έργο. Είναι καλύτερα να απαντήσετε διπλωματικά. Μπορεί να θέλετε να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα, αν έχετε τάσεις να ικανοποιείτε τους ανθρώπους.
Το να περιμένετε πολύ καιρό για να στείλετε το email μπορεί να σας οδηγήσει σε μια παγίδα. Όπου βρίσκετε λόγους για να πείτε ναι, ακόμη και όταν η διαίσθησή σας σας λέει ότι δεν είναι καλή ιδέα. Αφού έχετε ήδη πολλά να κάνετε. Θέλετε ο αναγνώστης να ξέρει ότι ενώ θα θέλατε να βοηθήσετε, δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για εσάς.
Πριν στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, βεβαιωθείτε ότι. Η απάντησή σας ευθυγραμμίζεται με την πολιτική του οργανισμού και είναι κατάλληλη για τον παραλήπτη.
E-mail για να αποκτήσετε σαφήνεια σχετικά με τις οργανωτικές προτεραιότητες
Ορισμένες φορές, μπορεί να σας κατακλύζουν οι αρμοδιότητές σας και να μην είστε σίγουροι από πού να ξεκινήσετε. Αντί να προσπαθήσετε να τα βρείτε ανεξάρτητα, το καλύτερο είναι να ρωτήσετε τον διευθυντή. Ή τον προϊστάμενό σας τι θέλουν να δώσετε προτεραιότητα.
Το να ζητάτε βοήθεια από τη διοίκηση μπορεί να είναι εκφοβιστικό. Καθώς δεν θέλουμε να φανούμε ανίκανοι να κάνουμε τη δουλειά μας. Αντί να υποθέτετε και να κάνετε λάθος, είναι καλύτερο να ρωτήσετε την ηγεσία τι πρέπει να θέσετε ως προτεραιότητα.
Η ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων είναι μια δεξιότητα που μπορείτε να αναπτύξετε αν αισθάνεστε ότι είναι αδύναμη.
Βήμα 4: Επανεξετάστε και επεξεργαστείτε τα e-mails που δημιουργεί το ChatGPT
Μόλις το ChatGPT δημιουργήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την προτροπή σας. Θα πρέπει να το επανεξετάσετε και να κάνετε τις απαραίτητες επεξεργασίες. Ορισμένα από τα πράγματα που αναφέρονται στο προσχέδιο μπορεί να μην ισχύουν για εσάς. Και η ΤΝ μπορεί να παραλείψει κρίσιμες πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε.
Βήμα 5: Αποστολή του e-mail
Αυτό είναι ίσως το πιο δύσκολο μέρος της σύνταξης ενός δύσκολου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σταματήστε να ανησυχείτε για την αντίδραση και στείλτε το!
Τα δύσκολα e-mails πρέπει να στέλνονται
Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρνητικής φύσης μπορεί να είναι πρόκληση, αλλά πρέπει να γίνει. ΑντΗ αποφυγή σύνθετων θεμάτων μπορεί να προκαλέσει περισσότερα προβλήματα από όσα δημιουργεί η αντιμετώπισή τους. Η σύνταξη ενός δύσκολου email μπορεί να σας προκαλέσει άγχος. Θα νιώσετε όμως καλύτερα μόλις πατήσετε το κουμπί της αποστολής.
Ο διευθυντής ή ο προϊστάμενός σας μπορεί να μην είναι ευχαριστημένος με το μήνυμα. Αλλά θα εκτιμήσουν ότι τους είπατε τι συμβαίνει με επαρκή προειδοποίηση. Η αντιμετώπιση των συγκρούσεων μπορεί να μην είναι το αγαπημένο σας πράγμα, αλλά είναι σημαντικό να τις διαχειρίζεστε αποτελεσματικά. Η διαχείριση των συγκρούσεων είναι μια βασική δεξιότητα που πρέπει να μάθετε επαγγελματικά και προσωπικά.
Μπορείτε να κατεβάσετε επίσης δωρεάν, πολύ ενδιαφέροντα e-books που έφτιαξα σχετικά με τη δημιουργία websites αλλά και για γλώσσες προγραμματισμού, εδώ στα free downloads.
